Этот кейс уникален: рассказываем об опыте не дилера, а крупного российского дистрибьютора автомобилей, который поставляет машины одного бренда сразу в 211 розничных точек. Взрывной рост продаж (почти на 50%) привёл к резкому увеличению нагрузки: команде из пяти человек пришлось обрабатывать десятки тысяч документов. Но автоматизация проверки с помощью ИИ позволила ускорить выплаты дилерам и сделать работу прозрачной для обеих сторон.
Как рост продаж на 50% усложнил выплаты дилерам
Продажа машины с предоставлением скидки клиенту запускает цепочку операций:
- дилер даёт покупателю дисконт за счёт собственных средств;
- дистрибьютор компенсирует дилеру эти затраты;
- все операции должны быть подтверждены корректно составленными документами.
Чем больше автомобилей продаёт дилер, тем выше нагрузка на документооборот и тем критичнее становится скорость согласования заявки на получение компенсации. Ведь пока документы проходят проверку, деньги дилеру не платят.
Именно с резким ростом потока документов столкнулся в 2024 году один из топ-5 крупнейших официальных дистрибьюторов российского автомобильного рынка. Продажи у дилеров выросли почти на 50%, а количество комплектов документов, которые требовалось проверить, превысило 30 тысяч единиц.
При этом обработкой бумаг продолжала заниматься команда из пяти сотрудников. Её ресурсов не хватало — для ручной проверки такого объёма потребовалось бы увеличить штат как минимум вдвое.
Почему компенсации задерживались
При ручной обработке документов процесс выглядел следующим образом. Дилер формировал комплект и отправлял его дистрибьютору. Сотрудники проверяли бумаги и при обнаружении ошибок — например, нечётких сканов, опечаток или недостачи — возвращали документы на доработку.
Дилеру приходилось исправлять заявку и отправлять её повторно. Это увеличивало сроки согласования и создавало дополнительную нагрузку на всех участников процесса. А пропущенная ошибка приводила к дополнительным рискам уже для дистрибьютора.
Однако проблема была не только в скорости обработки документов. Задержка согласования означала, что дилер дольше ждал компенсацию за предоставленную скидку. Это ограничивало оборотный капитал и мешало быстро выкупать новые автомобили у дистрибьютора.
Что предложила команда Авто.ру Бизнес
Дистрибьютор обратился к команде Авто.ру Бизнес, которая помогла внедрить продукт «Отчёт по премиям». Эта система использует технологии машинного обучения для управления документооборотом. В работу дистрибьютора запустили превентивную проверку документов в течение 24 часов.
При использовании системы алгоритмы подключаются ещё на стороне дилера — сразу после загрузки файлов. «Отчёт по премиям» проверяет у розничного продавца не только наличие очевидных ошибок, но и логику совершения сделки со скидкой. Если обнаруживаются недочёты, то дилер может исправить документы до отправки.
Все этапы процесса отображаются в едином интерфейсе: стороны видят статусы, комментарии и историю изменений.
Как автоматизацию выстроили с нуля
Авто.ру Бизнес и команда дистрибьютора с нуля выстроили проверку документов:
- Спроектировали процесс с учётом сложной сочетаемости различных программ и скидок дистрибьютора.
- Адаптировали требования к проверке под особенности работы дилерской сети.
- Обучили дилеров.
- Всё протестировали, разобрали нестандартные случаи и скорректировали процесс.
- Масштабировали автоматизированную проверку на всю дилерскую сеть.
Важным преимуществом проекта, как говорят в самой компании, стала оперативность, вовлечённость и готовность команды Авто.ру Бизнес решать нестандартные задачи.
«Рост продаж неизбежно увеличивает нагрузку на внутренние процессы. Поэтому при работе над проектом команда сервиса стремилась не просто внедрить продукт, а сделать переход на новый формат бесшовным и для дистрибьютора, и для всей дилерской сети».
Как ускорили выплаты дилерам
Теперь, после внедрения автоматизированной проверки, все документы проходят через фильтр ИИ-технологий. При этом команда дистрибьютора осталась прежней — пять сотрудников справляются с двукратно увеличившимся объёмом документов.
Основной измеримый результат: процесс выплаты компенсаций дилерам ускорился на 22%. Кроме того, документооборот стал полностью прозрачным для обеих сторон.
И главное: после ускорения согласований дилерам быстрее поступают деньги. Это позволяет ДЦ пополнять складские запасы и выкупать у дистрибьютора новые партии машин. То есть автоматизация документооборота у дистрибьютора прямо повлияла на возможность дилера поддерживать продажи бренда. В результате дистрибьютор и далее продолжает использовать выстроенный процесс.
